الاستعداد للتواصل مع الضيوف عند حاجتهم إليك

يُعد التواصل الواضح في الوقت المناسب عاملًا رئيسيًا في تقديم استضافة من فئة خمس نجوم. ويشير الضيوف إلى أن تلقي إرشادات مفيدة وردود سريعة أمر بالغ الأهمية. تقول سادي، مضيفة متميزة في سانتا في بولاية نيو مكسيكو: "إن التواصل الجيد يساعد في خلق إحساس بالاهتمام لدى الضيوف، وهذا جوهر الاستضافة".

احرص على توفير المعلومات الضرورية للضيوف في وقت احتياجهم إليها.

يسعى الناس إلى تحقيق التوازن كثيرًا عند السفر. احرص على تقديم معلومات مفيدة في الوقت المناسب دون تزويد الضيوف بتفاصيل أكثر مما يمكنهم استيعابه.

• استخدام الرسائل المجدولة. تتيح لك هذه الرسائل مشاركة تفاصيل معينة في الوقت الذي قد يحتاج إليها الضيوف. على سبيل المثال، يقوم العديد من المضيفين بتضمين الاتجاهات إلى مساكنهم في رسالة ترحيب مجدولة في اليوم الذي يسبق تسجيل الوصول.

• وضع كتيب شامل يتضمن معلومات البيت. اذكر توجيهات واضحة حول مكان العثور على الأشياء المهمة، وإرشادات تفصيلية بشأن المعدات والأجهزة المنزلية.

• نشر معلومات مفيدة في أماكن متعددة. يمكنك ترك إرشادات التشغيل بالقرب من منظم الحرارة والشواية الخارجية وكذلك في كتيب معلومات البيت. من المفترض أن يتمكن الضيوف من العثور على التفاصيل التي يحتاجون إليها دون الحاجة إلى البحث عنها.

يتوقع منك الضيوف أن ترد بسرعة، خاصةً في يوم تسجيل الوصول أو إذا ظهرت مشكلات. بالنسبة إلى الأسئلة غير العاجلة التي تطرأ أثناء الإقامة، من المعقول أن ترد عليها في غضون 12 ساعة. وبالنسبة إلى المسائل العاجلة، مثل ضياع مفتاح الدخول، ينبغي أن تستجيب في غضون ساعة.

• إعداد الإشعارات. استخدم تطبيق Airbnb للبقاء على اطلاع برسائل الضيوف. واشترك في خاصية الإشعارات المباشرة بالتطبيق ومن خلال إعدادات جهازك، واجعل جهازك قريبًا منك مع تشغيل صوت الإشعارات، وتحقق من الرسائل بشكل دوري أثناء الإقامات.

• وضع خطة احتياطية. رتِّب الأمور لتقديم المساعدة للضيوف عندما لا تكون متاحًا. استعِن بمضيف مشارك أو شخص آخر لتقديم الدعم، وشارك مع الضيوف معلومات الاتصال به.

• استخدام الردود السريعة. تتيح لك هذه الردود الإجابة عن أسئلة معينة بشكل أسرع من خلال كتابة الإجابات مسبقًا. على سبيل المثال، يمكنك إعداد رد سريع تذكر فيه المطاعم القريبة المفضلة لديك لإرساله عندما يطلب الضيوف توصيات محلية.

حاول أن تنظر إلى كل موقف من وجهة نظر الضيف، خاصةً عندما لا تسير الأمور على النحو المتوقع.

• حافظ على هدوئك. قد تكون المشكلات غير المتوقعة صعبة على الجميع. خُذ بعض الأنفاس العميقة وركّز على حل المشكلة القائمة.
• تحلَّ بالشفافية. أخبر الضيوف أنك تلقيت طلبهم، وأنك تعمل على تنفيذه. وضِّح لهم الموعد المتوقع للتوصل إلى حل وطريقة إبقائهم على اطلاع بالمستجدات.
• تفاعل مع الضيوف بتعاطف. ضع نفسك مكان ضيوفك. حتى الأشياء الصغيرة يمكن أن تبدو وكأنها مشكلة كبيرة عندما تكون بعيدًا عن بيتك.

ربما تكون المعلومات الواردة في هذه المقالة قد تغيرت منذ نشرها.